Đàm phán tại Nhật Bản - Lao động nên đàm phán với cấp trên thế nào?

Kỹ năng đàm phán là một trong những kỹ năng rất quan trọng. Kỹ năng này cần thiết cho mọi đối tượng và giúp chúng ta đạt được những mong đợi từ người khác. Đây cũng là một kỹ năng làm việc tại Nhật cần thiết dành cho bạn. Vì đặc thù văn hóa, người Nhật không kém phần cầu kỳ trong một cuộc đàm phán. Hãy cùng HelloJob khám phá những điều cần chú ý khi thực hiện một cuộc đàm phán tại Nhật nhé! 

Kỹ năng đàm phán có sự cần thiết như thế nào? 

Kỹ năng đàm phán là một nghệ thuật đòi hỏi sự khéo léo và nhạy bén. Một cuộc đàm phán thành công có thể giúp chúng ta đạt được những mục đích nhất định. Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta vẫn thường xuyên thực hiện những cuộc đàm phán từ bé đến lớn. Và điều này cũng luôn cần thiết khi chúng ta làm việc và sinh sống tại Nhật Bản.  Trong suốt quá trình làm việc tại Nhật, chúng có thể gặp phải nhiều rào cản. Những rào cản về ngôn ngữ hay văn hóa đều buộc chúng ta phải tìm cách thích nghi. Tuy nhiên, điều đó chỉ dừng ở mức chấp nhận được. Nếu chúng ta có những yêu cầu, bất mãn, hay mong muốn, chúng ta cần thực hiện những cuộc đàm phán, với đồng nghiệp, cấp trên hoặc đối tác.  Đàm phán tại Nhật, với người Nhật không thể qua loa. Chúng ta cần có những hiểu biết nhất định về ngôn ngữ và tác phong trong quá trình đàm phán. 

Kỹ năng đàm phán rất quan trọng khi bạn làm việc tại Nhật

Tại sao khi đàm phán tại Nhật cần chú ý nhiều điều? 

Kỹ năng đàm phán đòi hỏi nhiều sự tinh tế, nhưng cẩn trọng nhất có lẽ là khi bạn thực hiện một cuộc đàm phán tại Nhật, với người Nhật. Tại sao vậy? Chúng ta đều biết rằng, Nhật Bản là một trong những nền văn hóa cầu kỳ và phức tạp nhất trên thế giới. Họ có những luật ngầm trong giao tiếp và đàm phán lâu đời.  Một người ngoại quốc muốn giao tiếp với người bản địa, cần phải học hỏi và tìm hiểu rất nhiều. Đó có thể là tác phong, cách xưng hô, cư xử, cách đặt thỏa thuận… Chính vì vậy, khi thực hiện một cuộc đàm phán với người Nhật, chúng ta cần lưu ý rất nhiều điều. 

Những lưu ý khi thực hiện đàm phán tại Nhật 

Đàm phán tại Nhật, với người Nhật, như đã đề cập, cần lưu ý rất nhiều điều. Một số điều trong đó còn mang tính cốt lõi đem đến kết quả cuối cùng của cuộc đàm phán. Tuy nhiên, các bạn cũng phải luôn nhớ rằng, chúng ta đang sinh sống và làm việc trên nước Nhật, đây có thể là một bất lợi với chúng ta, và đôi khi chúng ta cần phải nhún nhường.  Các bạn cũng luôn phải giữ vững quan điểm về một cuộc đàm phán đôi bên cùng có lợi. Các bạn mong muốn từ người khác thì cũng phải đem đến cho họ một lợi ích cụ thể. Đó gọi là đàm phán đôi bên cùng có lợi, hay còn gọi là đàm phán cùng thắng. Tỉ lệ đàm phán cùng thắng cao hơn nhiều so với một cuộc đàm phán mà bạn chỉ tập trung khăng khăng vào lợi ích của chính bản thân mình. 

• Về tác phong

Tác phong luôn được đề cao trong một cuộc đàm phán tại Nhật. Các bạn cần chú ý các vấn đề tạo nên tác phong nề nếp của mình trong mắt người đàm phán, dù cho đó là cấp trên, đối tác hay đồng nghiệp của bạn.  Đó có thể là các vấn đề trang phục hay sự đúng giờ hay bối cảnh đàm phán. Đối với các vấn đề đàm phán quan trọng, bạn cần sắp xếp một cuộc hẹn thuận tiện cho đôi bên. Bối cảnh đàm phán phải riêng tư, thoải mái hoặc tùy thuộc vào vấn đề cần đàm phán. Trang phục của người Nhật tối giản và phẳng phiu, bạn cần lưu ý điều này để tạo thiện cảm hơn. Người Nhật cũng cực kỳ chú trọng sự đúng giờ, điều tối kỵ là không nên trễ giờ khi thực hiện cuộc đàm phán.  Nhật Bản cũng là một nền văn hóa có khoảng cách quyền lực cao. Các bạn cần đặc biệt tôn trọng và lịch sự với cấp trên của mình. Khi muốn trao đổi, đàm phán một vấn đề gì đó trong văn phòng làm việc của cấp trên, bạn nên đứng. Trừ khi cấp trên mời bạn ngồi. 

Tác phong trong một cuộc đàm phán rất được chú trọng

• Về cách cư xử, cử chỉ, điệu bộ, giọng điệu khi đàm phán tại Nhật Bản

Cách cư xử trong một cuộc đàm phán tại Nhật của bạn phải tuyệt đối có chừng mực. Cách cư xử bao gồm các cử chỉ, điệu bộ và giọng điệu. Bạn cần phải có những cử chỉ nhã nhặn, lịch sự và tôn trọng đối phương. Bạn và họ đang trong một cuộc đàm phán nên cũng phải hết sức trịnh trọng, hạn chế những cử chỉ thân mật quá đà và có phần thái quá.  Điệu bộ và giọng điệu khi bạn nói chuyện, trao đổi cũng phải hết sức nhẹ nhàng. Bạn không nên biểu hiện quá nhiều cử chỉ cơ thể hay biểu cảm gương mặt. Giọng nói cần duy trì ở mức đều và nhấn nhẹ vào những trọng tâm cần lưu ý. Người Nhật không thích tiếng ồn và không thích nói to, các bạn cần lưu ý.  

• Về thái độ khi đàm phán

Thái độ đàm phán đòi hỏi bạn có sự tập trung và tôn trọng. Bạn cần lắng nghe, biểu thị sự đồng tình một cách nhã nhặn. Bạn không nên bỏ lỡ và đề nghị những gì người Nhật nói. Họ sẽ không thấy thiện cảm.  Khi có sự đồng tình hoặc không đồng tình, bạn cũng cần giữ biểu cảm khuôn mặt có chừng mực. Bạn không nên có những biểu cảm thái quá, hãy ghi nhớ và trình bày sau khi họ nói xong. Bạn cần học cách lắng nghe và đưa ra ý kiến của mình bằng thái độ tích cực. 

Cần giữ cho mình một thái độ đàm phán tích cực

• Về cách xưng hô khi đàm phán tại Nhật Bản

Bạn cần nắm rõ cách xưng hô với người đang đàm phán với mình. Trong một cuộc đàm phán tại Nhật, bạn cần gọi tên chính xác của đối tác Nhật Bản được ghi trong danh thiếp. Nếu bạn không có danh thiếp, hãy tự mình tìm hiểu hoặc hỏi những người xung quanh. Điều này là rất quan trọng nếu bạn muốn đàm phán với đối tác hoặc cấp trên. 

• Về cách đưa ra ý kiến trong đàm phán và các điều khoản thỏa thuận

Hãy luôn luôn lắng nghe trước khi đưa ra ý kiến hay đặt thỏa thuận. Bạn cần giữ một biểu cảm trung lập, bình tĩnh và nhã nhặn trước các vấn đề liên quan đến quyền lợi trực tiếp trong cuộc đàm phán. Mất bình tĩnh, bối rối sẽ khiến bạn rơi vào thế bất lợi và không được tín nhiệm trong một cuộc đàm phán tại Nhật.  Tuy nhiên, bạn cũng không nên quá nhân nhượng. Thay vào đó, hãy tạo cho mình sự tự tin, về ngôn ngữ, kiến thức và sự khôn khéo trong cách đưa ra thỏa thuận. Điều đó sẽ giúp bạn ghi điểm hơn với đối tác đàm phán người Nhật của mình.  Và trên đây là những thông tin cần thiết giúp bạn có được một đàm phán tại Nhật hiệu quả. Hy vọng các bạn sẽ luôn gặp suôn sẻ trong suốt quá trình làm việc tại Nhật. Tham khảo thêm về các lưu ý về kỹ năng khi làm việc tại Nhật tại HelloJob. Chúc các bạn có được một công việc như ý và thành công!