[Giải đáp] Thực tập sinh Nhật Bản cần những gì?

Nếu muốn trở thành thực tập sinh Nhật Bản, bạn cần trải qua các quy trình bắt buộc và phải chuẩn bị hồ sơ chuẩn xác tuyệt đối. Để biết thực tập sinh Nhật Bản cần những gì mới có thể sang Nhật lao động, bạn hãy tham khảo thông tin tổng hợp chi tiết trong bài viết dưới đây.

Mỗi loại giấy tờ sẽ đi kèm với số lượng và điều kiện riêng cần tuân thủ, bạn hãy tham khảo thông tin chi tiết dưới đây để có sự chuẩn bị tốt nhất.

1. Hồ sơ tham gia chương trình thực tập sinh Nhật Bản cần những gì?

Bộ hồ sơ đăng ký đi xuất khẩu Nhật Bản đạt chuẩn theo quy định của nước sở tại bao gồm 12 loại giấy tờ như sau:

• Giấy khám sức khỏe đạt chuẩn


• Bộ sơ yếu lý lịch


• Giấy xác nhận hạnh kiểm


• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân


• Giấy tờ tùy thân


• Bằng tốt nghiệp cao nhất


• Ảnh thẻ theo yêu cầu


• Đơn tự nguyện


• Khai form thông tin


• Hộ chiếu đi Nhật


• Giấy cam kết


• Sổ hộ khẩu

Theo yêu cầu của nước sở tại, người lao động đi xuất khẩu Nhật cần chuẩn bị đúng số lượng và đảm bảo điều kiện của từng loại giấy tờ theo mô tả chi tiết dưới đây: 

1- Giấy khám sức khỏe đạt chuẩn

Trước khi trúng tuyển đơn hàng đi Nhật, hồ sơ tham gia chương trình thực tập sinh Nhật Bản cần giấy khám sức khoẻ đạt chuẩn. Lao động phải đi khám 2 lần, cụ thể:

• Lần khám đầu tiên: Trước khi tham gia ứng tuyển đơn hàng, nhằm sàng lọc các ứng viên có điều kiện sức khỏe không đạt chuẩn.


• Lần khám thứ 2: Thời điểm trước khi xuất cảnh 14 ngày nhằm đảm bảo tình trạng sức khỏe của các thực tập sinh.

Giấy khám sức khỏe cả 2 lần đều phải được xác nhận bởi cơ sở khám bệnh do Chính phủ Nhật Bản công nhận. Người lao động có thể khám sức khỏe tại hệ thống bệnh viện đa khoa trung ương hoặc bệnh viện đa khoa tư nhân tại địa phương. Giấy khám sức khỏe từ các đơn vị khác cung cấp đều không có giá trị.

Số lượng: 2 bản gốc

Mẫu giấy khám sức khỏe đạt chuẩn do các cơ sở khám bệnh được chính phủ Nhật cấp phép cung cấp

2- Bộ sơ yếu lý lịch

Tiếp đến, thực tập sinh Nhật Bản cần chuẩn bị bộ sơ yếu lý lịch đầy đủ và đạt chuẩn để nộp hồ sơ ứnh tuyển.

Sơ yếu lý lịch còn được gọi là lý lịch trích ngang, là tờ khai toàn bộ thông tin cá nhân và nhân thân của ứng viên. Thông qua hồ sơ, nhà tuyển dụng dễ dàng nắm bắt thông tinh chính xác về nhân thân, lý lịch của đối tượng ứng tuyển.

Bản sơ yếu lý lịch là loại giấy tờ sẽ được nhà tuyển dụng mở ra đầu tiên khi nhận hồ sơ ứng viên. Do đó, trước hết về hình thức, bản sơ yếu lý lịch cần rõ ràng, dễ hiểu. Bạn nên chọn lọc thông tin để đưa vào, tránh dài dòng. Một số thông tin trong sơ yếu lý lịch bao gồm:

• Ảnh thẻ cỡ 4x6 được đóng dấu giáp lai.


• Lý lịch cá nhân gồm họ và tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, dân tộc, quê quán, địa chỉ thường trú, địa chỉ liên hệ, trình độ học vấn,…


• Lý lịch nhân thân của gia đình gồm họ và tên, năm sinh, công việc, nơi ở hiện tại, nơi làm việc.


• Tổng quan về quá trình hoạt động cách mạng và làm việc.


• Khen thưởng kỷ luật


• Bằng cấp liên quan


• Dấu xác nhận của địa phương nơi cư trú.

Bạn có thể mua trực tiếp ở các cửa hàng tạp hóa/ văn phòng phẩm, ngoài ra một số đơn vị xuất khẩu có thể sẽ cung cấp bộ sơ yếu lý lịch. Mọi thông tin khai nhận cần đảm bảo tính trung thực và chính xác, không nên tẩy xóa.

Số lượng: 2 bản có công chứng tại địa phương, kèm ảnh thẻ 4*6cm và dấu giáp lai của chính quyền địa phương.

Chuẩn bị hồ sơ trước và sau khi đi Nhật đạt chuẩn tuyệt đối để xuất khẩu thành công

3- Giấy xác nhận hạnh kiểm

Giấy xác nhận hạnh kiểm là loại giấy tờ có tính pháp lý cao nhằm minh chứng về nhân thân của đối tượng nhất định. Phía cơ quan có thẩm quyền sẽ xác nhận cá nhân đó có vi phạm pháp luật hay không, đã từng có tiền án, tiền sự hay vi phạm trật tự nơi tại nơi cư trú hay chưa.

Giấy xác nhận hạnh kiểm được sử dụng phổ biến trong các kỳ tuyển dụng lao động tại xí nghiệp, cơ quan. Văn bản do cơ quan công an địa phương nơi ứng viên tạm trú hoặc thường trú cấp.

Để xin Giấy xác nhận hạnh kiểm, thực tập sinh Nhật Bản cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Bản chính hoặc bản sao Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu có chứng thực. 


• Bản chính hoặc bản sao Sổ hộ khẩu, Giấy xác nhận tạm trú hoặc thường trú, giấy tờ xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về nơi cư trú công chứng.

Giấy dùng để chứng minh lao động không vi phạm pháp luật và giấy phải còn hạn trong nửa năm mới có giá trị pháp lý.

Số lượng: 1 bản gốc, 3 ảnh thẻ cỡ 4*6 và dấu giáp lai của công an nơi cư trú.

Mẫu đơn xin xác nhận hạnh kiểm có xác nhận của công an nơi đối tượng cư trú

4- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Khi chuẩn bị hồ sơ tham gia chương trình xuất khẩu lao động, thực tập sinh Nhật Bản cần chuẩn bị giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

Hồ sơ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cung cấp nhằm xác thực về tình trạng hôn nhân, tạo điều kiện để thực hiện giao dịch hoặc thủ tục nhất định như đăng ký kết hôn, thế chấp vay vốn ngân hàng…. Giấy xác nhận sẽ giúp quá trình quản lý của cơ quan nhà nước và doanh nghiệp tuyển dụng đạt hiệu quả cao.

Đối với từng trường hợp, lao động cần chuẩn bị mẫu giấy xác nhận riêng:

• Trường hợp chưa có gia đình cần giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. 


• Trường hợp đã kết hôn cần giấy đăng ký kết hôn. 


• Trường hợp đã ly hôn cần giấy xác nhận ly hôn.

Số lượng: 1 bản gốc do chính quyền địa phương xác nhận

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hiện nay yêu cầu phải ghi rõ tên người dự định kết hôn

5- Giấy tờ tùy thân - CCCD/ CMND và giấy khai sinh

Giấy tờ tuỳ thân mà thực tập sinh Nhật Bản cần chuẩn bị khi nộp hồ sơ là CCCD/ CMND và giấy khai sinh.

• Giấy tờ sạch sẽ, rõ nét, không bị nhàu nát và vẩn mực. Đối với căn cước phải được photo 2 mặt trên cùng 1 mặt giấy.


• Nên công chứng thừa 1 - 2 bản để bộ phận hành chính 1 cửa ở địa phương lưu trữ hồ sơ.

Số lượng: Mỗi loại 2 bản photo, có công chứng tại địa phương

Số hoá thủ tục hành chính đẩy nhanh chuyển đổi từ chứng minh thư sang căn cước công dân gắn chip

6- Bằng tốt nghiệp cao nhất

Khi nộp bằng tốt nghiệp, thực tập sinh Nhật Bản nên lựa chọn bằng cấp cao nhất. Điều này giúp thực tập sinh Nhật Bản có cơ hội trúng tuyển cao hơn. Chi tiết yêu cầu khi nộp bằng tốt nghiệp như sau:

• Lựa chọn bằng cấp cao nhất (bằng THCS/ THPT/ cao đẳng/ đại học…) và công chứng trên khổ giấy A4.


• Trường hợp chưa nhận bằng cấp 3 cần photo công chứng bằng tốt nghiệp THCS kèm theo giấy chứng nhận tốt nghiệp THPT

Số lượng: Mỗi loại 1 bản photo có công chứng

Ưu tiên nộp bằng tốt nghiệp có trình độ cao nhất

7- Ảnh thẻ theo yêu cầu

Bên cạnh những giấy tờ nêu trên, thực tập sinh Nhật Bản cần nộp ảnh thẻ theo yêu cầu khi chuẩn bị hồ sơ ứng tuyển đi XKLĐ. Yêu cầu ảnh thẻ khi nộp như sau:

• Ảnh rõ nét, không có vết mực nhòe, độ sáng và độ tương phản phù hợp. 


• Tuyệt đối không scan ảnh ra để nộp, chỉ được in trên giấy có chất lượng tốt.

Số lượng:

• 12 tấm cỡ 4*6


• 12 tấm cỡ 3*4


• 6 tấm cỡ 3.5*4.5


• 6 tấm cỡ 4.5*4.5


• 6 tấm cỡ 3.5*3.5

Ảnh thẻ cần chụp nghiêm túc, trang phục lịch sự và sử dụng phông trắng

8- Đơn tự nguyện

Đơn tự nguyện cũng là 1 trong những giấy tờ thực tập sinh Nhật Bản cần chuẩn bị khi làm thủ tục hồ sơ ứng tuyển.

Đơn tự nguyện đăng ký dự tuyển đi thực tập kỹ thuật tại Nhật Bản nhằm xác nhận ý chí tự do của lao động khi tham gia chương trình mà không có sự ép đặt từ bên ngoài. Về nội dung, đơn yêu cầu lao động kê khai chi tiết 2 phần sau:

• Thông tin ứng viên ( Họ và tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ liên hệ, trình độ học vấn, …)


• Cam kết từ ứng viên khi tham gia đơn hàng.

Như vậy, đây là đơn xác nhận lao động tự nguyện đăng ký tham gia thi tuyển chương trình xuất khẩu lao động. Phía đơn vị đưa lao động ra nước ngoài sẽ chuẩn bị đơn này. 

Mẫu đơn tự nguyện học việc do xí nghiệp chuẩn bị cho lao động

9- Tờ khai thông tin

Tờ khai thông tin - Được xem như sơ yếu lý lịch tự thuật, trong đó nói rõ về thông tin cá nhân, nguyện vọng ứng tuyển. Ngoài ra còn có các thông tin bổ sung khác như nhóm máu, đã từng mắc tiền án, tiền sự hay chưa….

Đây cũng là một trong những loại giấy tờ thực tập sinh Nhật Bản cần chuẩn bị kỹ càng trước khi nộp hồ sơ.

Thực tập sinh Nhật Bản cần chuẩn bị 01 bản gốc Tờ khai thông tin ứng viên

10- Hộ chiếu đi Nhật

Thời gian xin hộ chiếu khoảng 7 - 10 ngày, trong giai đoạn cao điểm có thể mất 1 tháng. Trường hợp chưa nhận được hộ chiếu có thể mang theo giấy hẹn đến phòng quản lý xuất nhập cảnh của Công an tỉnh trình bày rõ vấn đề để được giải quyết.

Số lượng: 1 bản gốc

Mẫu hộ chiếu xanh dương được cấp mới có giá trị pháp lý hiện nay

11- Giấy cam kết

Giấy cam kết là biểu mẫu văn bản mang giá trị pháp lý và pháp luật cao. Hai bên đương sự trực tiếp thoả thuận và thống nhất nội dung điều khoản liên quan. Nếu bên nào vi phạm sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm như đã ký kết.

Để xây dựng bản cam kết đạt chuẩn, thực tập sinh Nhật Bản cần lưu tâm tới những nội dung sau đây:

• Bản cam kết của người thân lao động: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, địa chỉ liên hệ, căn cước công dân/ chứng minh nhân dân, …


• Bản cam kết tham gia chương trình xuất khẩu lao động của người lao động: Họ và tên, mã số thuế (nếu có), chứng minh thư, ngày tháng năm sinh, đơn vị công tác, email, số điện thoại,…

Bản cam kết hợp pháp đòi hỏi phải có đầy đủ các nội dung theo quy định. Nếu thiếu đi sẽ không có giá trị và không được chấp nhận dưới mọi hình thức.

Số lượng: 2 tờ gốc

Giấy cam kết mang tính pháp lý cao, đòi hỏi người cam kết phải trung thực khai báo thông tin

12- Sổ hộ khẩu

Hồ sơ tham gia chương trình thực tập sinh Nhật Bản cần có sổ hộ khẩu. Người lao động nên công chứng thừa 1 - 2 bản vì cần sử dụng bản sao công chứng sổ hộ khẩu cho nhiều thủ tục sau này.

Số lượng: 2 bản photo có công chứng tại địa phương

Mẫu sổ hộ khẩu, sổ tạm trú có giá trị sử dụng hiện nay

Xem thêm:

• Mới nhất: 13+ quyền lợi của thực tập sinh Nhật Bản cần biết!


• [Vlog] Cuộc sống thực tập sinh ở Nhật Bản


• Hiểu đúng về chương trình/chế độ thực tập sinh Nhật Bản

2. Thực tập sinh Nhật Bản cần làm thủ tục xin visa lao động sau khi trúng tuyển

Sau khi đã trúng tuyển đơn hàng, để tham gia chương trình thực tập sinh Nhật Bản cần những gì?

Người lao động cần làm thủ tục xin visa sau khi đã trúng tuyển. Để xin được visa thành công, người lao động cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và đáp ứng được các điều kiện đi thực tập sinh Nhật Bản sau:

• Có lý lịch trong sạch, chưa từng mắc tiền án, tiền sự 


• Không bị truy cứu trách nhiệm hình sự


• Không nằm trong diện bị Chính phủ 2 nước cấm nhập cảnh và xuất cảnh


• Có năng lực pháp lý và năng lực hành vi dân sự đầy đủ


• Phía đơn vị xuất khẩu thường sẽ thay ứng viên chuẩn bị và hoàn thiện các thủ tục xin cấp visa. Quá trình này sẽ đảm bảo lao động có đầy đủ hồ sơ cần thiết và tiết kiệm thời gian trước khi lên máy bay. Một bộ hồ sơ đầy đủ sẽ có các giấy tờ: 


• Giấy tờ  tùy thân (CCCD/ CMND, Hộ khẩu, Giấy khai sinh). Mỗi bản xí nghiệp yêu cầu số lượng giấy tờ khác nhau, chủ yếu cần bản photo có dấu xác thực của cơ quan địa phương nơi ứng viên cư trú.


• Giấy tờ liên quan (Giấy xác nhận hôn nhân, bằng tốt nghiệp, giấy xác nhận hạnh kiểm, bảng điểm). Trong đó, Giấy xác nhận hôn nhân xin ở UBND cấp xã nơi ứng viên cư trú, Bằng tốt nghiệp, Bảng điểm do trường học cung cấp; Giấy xác nhận hạnh kiểm được cung cấp bởi cơ quan công an nơi đối tượng cư trú/ tạm trú.


• Ảnh thẻ: Đáp ứng số lượng và chất lượng ảnh phía tuyển dụng yêu cầu.


• Giấy tờ khác (Bản chính và bản sao Đơn xác nhận tư cách lưu trú tại Nhật Bản, Đơn xin thị thực, Hộ chiếu). Cụ thể, Đơn xác nhận tư cách lưu trú Nhật Bản do Cơ quan xuất nhập cảnh tại Nhật cung cấp, Đơn xin thị thực do Cục quản lý xuất nhập cảnh Việt Nam cấp, xin Hộ chiếu tại Cục quản lý xuất nhập cảnh Việt Nam cấp Tỉnh nơi ứng viên tạm trú/ thường trú.

Xem thêm: 6 điều cần biết khi xin visa thực tập sinh đi Nhật Bản

Sau khi đã trúng tuyển, để tham gia chương trình thực tập sinh Nhật Bản lao động cần làm thủ tục xin visa

1- Giấy tờ tùy thân 

Để xin visa, lao động có nhu cầu đi thực tập sinh Nhật Bản cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ tuỳ thân. Cụ thể là 3 loại giấy tờ sau:

Yêu cầu 2 bản photo công chứng CCCD/ CMND để xác thực danh tính

Đơn vị tuyển dụng yêu cầu cung cấp 2 bản photo công chứng Hộ khẩu

Lao động cần chuẩn bị 02 bản photo công chứng giấy khai sinh theo quy định của pháp luật

2- Giấy tờ liên quan

Bên cạnh giấy tờ tùy thân, lao động tham gia chương trình thực tập sinh Nhật Bản cần tìm hiểu kỹ về các giấy tờ liên quan theo yêu cầu của xí nghiệp:

Mẫu giấy xác nhận hôn nhân cần 1 bản công chứng photo

Lao động tham gia chương trình thực tập sinh Nhật Bản cần chuẩn bị 01 bản photo bằng tốt nghiệp có công chứng

Công chứng 01 bản photo Giấy xác nhận hạnh kiểm

Công chứng 01 bản photo Bảng điểm theo cấp bậc

3- Ảnh thẻ 

Đối với ảnh thẻ, lao động tham gia chương trình thực tập sinh Nhật Bản cần đáp ứng số lượng ảnh và kích cỡ như sau:

• 12 ảnh kích cỡ 4*6


• 12 ảnh kích cỡ 3*4


• 6 ảnh kích cỡ 3.5*4.5


• 6 ảnh kích cỡ 4.5*4.5


• 6 ảnh kích cỡ 3.5*3.5

Ảnh thẻ phải rõ nét, không bị vẩn mực, được in trên chất lượng giấy tốt

4- Giấy tờ khác

Ngoài những giấy tờ kể trên, người lao động cần chuẩn bị một số giấy tờ khác để hoàn thành thủ tục đi làm việc tại Nhật như sau:

Chuẩn bị 01 bản chính và 01 bản sao Đơn xác nhận tư cách lưu trú tại Nhật Bản

Điền đầy đủ và trung thực đơn xin thị thực 

Lao động cần chuẩn bị 01 hộ chiếu mới theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam 

Như vậy, Hello Job đã giải đáp chi tiết lao động tham gia chương trình thực tập sinh Nhật Bản cần những gì để xuất khẩu thành công. Bạn phải đáp ứng yêu cầu chung về quy trình, thủ tục và giấy tờ đi xuất khẩu do xí nghiệp Nhật Bản quy định. Trường hợp không chuẩn bị hồ sơ hoặc chuẩn bị sơ sài sẽ bị phía Nhật Bản từ chối tiếp nhận hoặc làm chậm tiến độ nhận visa.